مقدمه
امروزه رقابت در سطح جهانی و
سرعت افزایش تغییر و
توسعه مداوم در
صنعت و
تجارت مشکلاتی قابل توجه و فزاینده در همه سازمانها محسوب میشوند. آنچه مسلم است به منظور کسب فواید رقابتی بلندمدت از دیدگاه
اطلاعرسانی و
مدیریت دانش تنها تکیه بر دسترسی به
منابع اطلاعرسانی خارجی و داخلی در روند اجرای کار کافی نیست بلکه در حال حاضر بهرهبرداری مؤثر از آنچه که در عمل با آن مواجه هستیم و نه فقط آنچه که در اختیار داریم به یک نیاز و ضرورت شغلی تبدیل شده است.
مدیریت دانش بعنوان یک استراتژی تجاری
امروزه همه مدیران مکانیزمهای متعددی را جهت بهبود کارآیی داخلی و مواجه شدن با چالشهای مؤثر و متعدد در رقابت تجاری در اختیار دارند، اما در اصل فقط دو عامل عمده و اساسی وجود دارد که مدیران را از دیگران بعنوان فردی بینظیر و توانا متمایز میسازد: مشتریان و کارمندان. ما میدانیم که کیفیت کار کارمندان، چگونگی همکاری و یاری آنها و زمینه مشترکی که تصمیمگیری میکنند عوامل بهترین را از عوامل عادی و سازمان موفق را از ناموفق متمایز میکند، هم اکنون بیشتر سازمانها استراتژی
مدیریت دانش را بعنوان پایه اساسی توان قابل رقابت و الگوی رشد پایدار را نیز بعنوان بخشی از استراتژیهای شغلی بکار میبرند. به هر حال، مدیریت دانش بعنوان یک استراتژی شغلی تنها وقتی به نتیجه نهایی خواهد رسید که نیازهای اساسی برآورده شده باشند. این نیازها باید در
ارتباط با یک مورد کاری مشخص که از نیازهای کاری زیر اخذ گردیدهاند در نظر گرفته شود:
- ایجاد یک سازمان برای سازماندهی مجدد، تجدید سازمان، تمرکززدایی همراه با نیازهای دیگر جهت بهبود انعطافپذیری سازمانی.
- یک سازمان ممتاز که در همه سطوح نیرومند است (سازمانی متمرکز، غیرمتمرکز یا سازمانی که پراکنده باشد)
- توانایی بهبود یافته به منظور عکسالعمل نشان دادن در مقابل نیازهای روزافزون بازار، رقابت بیشتر و پاسخ به نیازهای جدید.
- سازگاری با شرایط کاری تغییر یافته که توسط نیروهای خارجی ایجاد شده است. (بعنوان مثال: بازارها، رقیبان، مسئولان و غیره)
- سازوکارهایی که مبادلة اطلاعات و دانش را در سازمان افزایش داده و آن را تسهیل میکند تا آسیبپذیری را در زمانی که کارمندان کارهایشان را ترک میکنند یا زمانی که تغییرات داخلی در کارمندان ایجاد میشود کاهش دهد.
- از بین بردن فرآیندها و مراحل زائد کار و بهبود بهرهبرداری غیر مؤثر از منابع انسانی و اطلاعرسانی و استعدادها در مراحل مهم فرآیندی کار.
- دوبارهکاری و اجرای بیهوده بنیانها و اساس مورد لزوم که بهرهای جز اتلاف وقت و هزینه دربر ندارد.
- برانگیختن انگیزةهقویتر در کارمندان برای اطلاعرسانی و به اشتراک گذاشتن دانش و آگاهی مؤثر.
- بهرهبرداری مؤثر از سرمایهگذاری در تکنولوژی اطلاعرسانی و زیرساختهای اطلاعرسانی.
- بازیابی اطلاعات و دانش در صورت لزوم.
تجربه نشان میدهد که اجزاء منابع انسانی،
تکنولوژی اطلاعرسانی و اطلاعرسانی که در فرآیندهای استراتژیک ملحق شده، همه باید بطور فشرده در مدیریت و
فرهنگ کاری سازمان ادغام شوند و تنها این ترکیب اجزا مدیریت دانش است که توانایی سازمان را برای بهرهبرداری از تمامی امکانات اطلاعرسانی و دانش سازمانی موجب میشود.
مدیریت دانش کلاً به توسعه مستمر مربوط میشود
اکثر سازمانها طی ده سال اخیر تغییرات اساسی کردهاند، نه تنها سازمانهای تجاری، بلکه سازمانهای منفرد نیز مرتباً روش کاری خود را تغییر میدهند.
رسانههای خبری، ما را با این حقیقت آشنا میسازند که مجموعههای ایجاد شده اغلب غیرمنتظره و بطور اعجابآوری خلاق و سازنده هستند و تغییرات باسرعت زیاد اتفاق میافتند تا با نیازهای مالی و تجاری تطابق داشته باشند. همگرایی تکنولوژی اطلاعرسانی و فرآیند جهانی شدن آن سبب میشود تا نیازها و ضروریات نسبت به
سرعت تغییر و پیشرفتهای سازمانی احساس شود.
مدیریت دانش بعنوان یک استراتژی کاری و شغلی بطور همزمان بر روی مرزهای چندگانه عمل میکند و نیز ابزاری جهت پیشرفت کلی برنامه یک سازمان محسوب میگردد و از داخل سازمان قدرت ایجاد میکند تا چالشهای خارجی را برطرف نماید و این امر با بهرهبرداری از منابع دانش موجود در کارمندان، منابع اطلاعرسانی، تکنولوژی اطلاعرسانی و کاربردهای آن و همچنین ارتباط آنها با خریداران و دستاندرکاران بازار انجام خواهد شد. مفهوم مدیریت دانش تعیینکننده ابزاری برای انجام و پیشرفتهای کاری است که هر دو آنها شامل اجزای کار، توزیع، محصولات و خدمات است و کلید موفقیت آن این است که توانایی اجرای فعالانه برای توسعه مستمر را دربر داشته باشد. با وجود این، مدیریت دانش برای بهبود مداوم همه فرآیندهای کاری مهم تحویل و تجارت یک ابزار استراتژیک است. و این امر بر پایه این حقیقت متکی است که مدیریت دانش با مدیریت اطلاعرسانی مترادف نیست و باید سطح بسیار بالاتری در نظام سازمانی به اجرا درآید.
مدیریت دانش به ایجاد فرهنگ جدید میپردازد
آنچه را که ما از آن بعنوان
فرهنگ کاری یاد میکنیم معمولاً همان چیزی است که بعنوان روشی با آن سروکار داریم و نیز آنچه را که ما بعنوان کارمند در آن همکاری و مشارکت داشته باشیم. همچنین فرهنگ کاری متشکل از رفتار
روابط انسانی، سطوح معمول استانداردها و ارزشها و نیز همه ابتکاراتمان (ابتکارات خودآگاه یا ناخودآگاه در یک بافت سازمانی) است، که منجر به عملکرد مثبت سازمانی از نظر حرفهای و اجتماعی میشود. دلایل اساسی همکاری مردم و تصمیماتی که برای فرهنگ کاری گرفته میشود برای موفقیت (آلفا) یا شکست (اُمگا) است. مثالهای متعددی از جهان کار برای نشان دادن آن نیازها و این گزارشها میتوان یافت و ما همگی مثالهایی از فجایع شغلی کارمندان رده بالا که کارشان را ترک میکنند سراغ داریم. این افراد یا به یک رقیب میپیوندند و یا از جهان دیگر اهداف بهرهوری را ضایع میکنند. در نتیجه، از لحاظ فرهنگی باید به استراتژی مدیریت دانش توجه اساسی معطوف شود. و تعجبآور نیست، که بطور معمول داستانهای موفقیتآمیز از مدیریت دانش که نشاندهندة ایجاد یک فرهنگ کاری بنیادی، جدید یا در بیشتر موارد متفاوت نسبت به آنچه که در قبل وجود داشته است شنیده باشید. در موارد نهایی، مدیریت در سطح بالا باید جایگزین تغییر فرهنگی گردد. بنابراین مدیریت دانش پایه و اساس سازنده برای سرعت بخشیدن به ایجاد فرهنگ کاری کنونی است، در محیط کنونی که به سرعت درحال تغییر است، شاید تاکتیک تغییرات تکاملی برای بیشتر کارها بسیار کند و زمانی که نتایج و انتظارات آن را درنظر میگیریم بسیار نامطمئن است. بنابراین فرهنگ کاری باید براساس استراتژیها و اهداف کار ایجاد شود و پیشرفتهای مستمر، آموزش سازمانی مستمر، به اشتراک گذاشتن دانش، باز بودن فرهنگ به مقدار زیاد، همکاری مفید میان کارمندان و اشخاص خارجی و هماهنگی که در میان مرزهای سنتی (داخلی و خارجی) ایجاد میشود را برانگیزاند.
مدیریت دانش به اطلاعات میپردازد
میزان صحیح اطلاعات در زمان مناسب مدتها است که یک عامل مهم برای انجام انواع کارها بوده است. گرچه، میزان اطلاعات موجود داخلی و خارجی زیاد است. بیهوده نیست که امروزه مدیران کاری درباره غرق شدن در دریایی از
اطلاعات صحبت میکنند. دو برابر شدن اطلاعات موجود در هر 8 تا 9 ماه یکبار بر ابعاد این معضل میافراید. سعی بر کنترل گنجینه اطلاعات از نظر تعریف غیرممکن است. حداقل برای سازمانی که کار انجام میدهد بسیار پرهزینه خواهد بود. بنابراین ابزار کنترل دیگری باید پیدا شود. سؤال اصلی بیشتر این است که ما چگونه میتوانیم زندگی کردن را تجربه کنیم و شیوههای کاریمان را در کنار شرایط هرج و مرج اطلاعات اجرا کنیم؟ در یک چنین شرایطی، درک اینکه کدام اطلاعات برای کارمان مهم هستند، و کدام اطلاعات بطور کلی برای کار و فرآیندهای مختلف ایجادکنندة ارزش از اهمیت کمتری برخوردارند برای ما مهم هستند. جنبه اطلاعاتی مدیریت دانش که شامل اطلاعات داخلی و خارجی از زمان پیدایش آن است، باید از طریق مراحل استفاده و نگهداری در سرتاسر سازمان و از جهان خارج (شرکا، مشتریان، فروشندگان و دیگران) جریان پیدا کند تا زمانی که اطلاعاتی قدیمی شود و برای آنچه که ارزش دارد کاملاً از آن بهرهبرداری شود.
بسیاری از متخصصان اطلاعرسانی با ذخیره و نظاممند کردن اطلاعات برای بازیابی و استفاده مجدد از آن اقدام میکنند. برای یک سازمان دانش تنها تأکید بر این جنبهها به تنهایی کافی نیست، بلکه اطلاعات باید بر طبق نیازهای واقعی کار از نظر کیفی کنترل شود و به فرآیندهای کاری مرتبط بپیوندد. از طریق مناسبات مشترک میان اطلاعات و فرایندهای کار تجاری انسان است که سرانجام دانش و درک جدید ایجاد میشود. در حقیقت میتوان گفت در فضای ایجاد شده در زمینة دانش و عقاید جدید است که اساس توسعه و تغییرات بیشتر، جهت سودآوری بیشتر کار بنا گذاشته میشود.
مدیریت دانش به مردم میپردازد
فرآیندها و روشهای مدیریت دانش توانایی دارند که با مرکز اطلاعات پیوستگی واضحی داشته باشند (بعنوان ذخیره اطلاعات، متن، تصویر، صدا و غیره) و مفهوم اطلاعات نیز در
حافظه انسان ذخیره میشود و با اعمال و
رفتار انسان بیان میشود. در این زمینه، روابط بین منابع اطلاعاتی و اشخاصی که از آنها در
ارتباطات مناسب استفاده و بهرهبرداری میکنند، بینهایت مهم هستند. ما تاکنون شاهد این بودهایم که نیروی انسانی و کارمندان مهمترین عنصر برای کارهای مختلف هستند.
توجه داشته باشید که رقبای شما دقیقاً از همان سازوکارها و ابزارهایی استفاده میکنند که شما از آنها استفاده میکنید و از همان منابع اطلاعاتی که در دسترس شما است بدین گونه که همان اطلاعات به شیوهای متفاوت مورد استفاده قرار میگیرند و در موقعیت دیگری قرار داده میشوند و به گونهای متفاوت تفسیر میشوند که ممکن است مهمترین عامل برای ایجاد یک تمایز در محیط کار شما باشد.
مدیریت دانش به ایجاد توان از طریق دانش میپردازد
آموزش تنها یک فرایند واکنشپذیر نیست که از دانش و
تجارت گذشته استفاده نماید بلکه سازمانهای آموزشی واقعی تنها از طریق کارمندانی که از مهارتهای شغلی بالایی برخوردارند، و همچنین کارمندانی که در حال آمادهسازی، پیشبینی، تحت تأثیر قرار دادن و شکل دادن به فرصتهای شغلی آینده هستند، با آینده مواجه میشوند. در حالی سازمانهای تجاری سنتی چالشهای کاری روزانه را از طریق سازمانهایی که براساس دانش و آموزش هستند حل میکنند. از وجه مشخصه اختار سازمانی، سازمانهایی که براساس دانش هستند میتوان به مکانهای ملاقات، عرصههای مبادله دانش و
خلاقیت و نیز ایجاد شبکه در آن سوی مرزها اشاره کرد. سازمانی که براساس چنین ساختارهایی ایجاد میشود توانایی بیشتری را در حل چالشهای پیچیدهتر که در آیندة نزدیک با آن مواجه میشود خواهد داشت. مفهوم مدیریت دانش فعالانه به ایجاد یک پایه استراتژیک برای یک گروه یا ساختار سازمانی شبکهای کمک میکند.
مدیریت دانش به تکنولوژی نمیپردازد
درک این حقیقت برای اجرای مدیریت دانش لازم و ضروری است، که مدیریت دانش راهحل اجرای یک تکنولوژی اطلاعرسانی نیست و تنها نشان دادن اینکه هم اکنون یک سازمان دانش بنیاد هستیم کافی نیست. پیش از این بسیاری از فروشندگان سیستم
فنآوری اطلاعات، توانایی بازار را در دستهبندی تولیدات و خدمات خود میدیدند به همان صورت که یک سیستم بایگانی، یک سیستم
پست الکترونیکی یا دیگر سیستمها ، بطور خودکار فایلهای اسناد شما را سازماندهی نمیکنند و یا بازیابی آنها را تسهیل نمیکنند و کارآیی آن را نیز بهبود نمیبخشند یا هرآنچه را که انتظار دارید حل نمیکنند، این نوع سیستم مدیریت دانش نیز مشکلات اصلی شما را حل نمیکند.
مدیریت دانش نیازمند رهبری مدرن است
شرط لازم جهت اخذ نتایج موفقیتآمیز در اجرای روند مدیریت دانش آن است که مدیریت سطح بالا دارای
انگیزه و پیشرو، در کار باشد و این موضوع اغلب در مدیریت که باید فرآیند را هدایت و راهنمایی کند بیان میشود، اما در مورد مدیریت دانش همانطور که قبلاً شرح دادیم در وجود پیکره سازمان نفوذ میکند و شالودههای مدیریت دانش بر همه فرآیندهای کار، رفتار، فرهنگ و ارزشها غلبه میکند و این عوامل مذکور کارمندان را در همة سطوح و قسمتهای متنوع سازمانی را دربرمیگیرد. بنابراین ضرورت و لزوم وجود مدیریت سطح بالا در یک سازمان و نظام یافته بدان معناست که ضعفها و شکافهایی که به طور آشکار در یک سازمان وجود دارد و نمود پیدا میکند بیدرنگ باید نسبت به حل عوامل مذکور اقدام گردد و در سازمان امکان این که اعمال یا دیدگاهها بر ضد تغییر برانگیخته شوند وجود دارد. در واقع کارمند انعطافپذیری که مایل به تغییر و تحول سازنده در ساختار کلی نظام مذکور است کارمندی است که انگیزههای او برانگیخته شود و مورد تشویق قرار گیرد در این صورت استفاده از توان بالقوه وی آشکارتر میگردد و این به معنای قبول حق مسئولیتپذیری در انجام وظایف محوله و شناخت عمقی بهینه در اجرای پروژه کار اداری است و باعث توسعة بیشتر در کار میگردد. به عبارت دیگر تصمیمات باید در زمان معین و سطح مقتضی اتخاذ گردد. در واقع نظامهای رسمی آنچنان که ما امروزه از آنها شناخت داریم موقعیت و قدرت را متزلزل میکند. بدین ترتیب نظامهای مشوق و براساس پاداش که باید مورد استفاده قرار گیرند از اهمیت زیادی برخوردار میشوند. البته لزوماً این طور نیست اما واضح است که این حقایق میتواند منجر به ایجاد یک فلسفه مدیریت کاری کاملاً متفاوت شود و همچنین ممکن است این شیوة مدیریت جدید، گونهای متفاوت از کارمندان را نسبت به آنچه که ما امروزه، اغلب شاهد آن هستیم بطلبد. این مبحث مسئلهای در خور توجه و تفکر برای هر فردی است که درحال حاضر فرآیند انتخاب یک استراتژی مدیریت دانش است.
مدیریت دانش در دو وجه به نظر میرسد و قابل تأمل است.
- با ایجاد قدرت رقابتی از طریق بهرهبرداری پیشرفته از آنچه که پیش از این در تجارت شناخته شده است.
- مهار تغییر یا بهبود مستمر و مداوم روش کار (بهترین شیوهها) و کیفیت کالاها و خدمات.
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان و بازار با استفاده از نیروی انسانی و همه منابع ساختاری در دسترس.
- آموزش مستمر در همة سطوح از جمله فردی، گروهی و سازمانی.
اگرچه مدیریت دانش بسیار ساده به نظر میرسد اما شرکتهایی که سعی دارند تا به شرکتهایی دانش بنیاد تبدیل شوند با مشکلات اساسی روبرو هستند. نخست اینکه پاسخ صحیحی برای همه مشکلاتی که با آن مواجه هستند وجود ندارد و همچنین علاوه براین دستورالعمل خاصی نیز جهت اجرای روشها و مفاهیم مدیریت دانش موجود نمیباشد. بعنوان یک استراتژی برای توسعه و پیشرفت تجارت، باید در ساختارها و ارزشهای اساسی سازمان تغییر ایجاد شود تا رقیبان متمایز شوید. لازم به ذکر است که مدیریت دانش جهت اجرا نیازمند عوامل ذیل میباشد.
- درک و پذیرش ارزش اطلاعات و دانش بعنوان یک ابزار استراتژیک.
- داشتن یک گروه مدیریتی که نسبت به اجرای مدیریت دانش وفادار باشند.
- داشتن قابلیت و تمایل به تغییرات
- داشتن انگیزه و علاقه جهت بهتر شدن
- تمایل به درگیر کردن کارمندان در فرآیند کار
- اعتقاد به این امر که کارمندان از توانایی خود بطور کامل بهرهبرداری نکردهاند
- پذیرش یک سیستم باز با توجه به سهیم شدن در اطلاعات و دانش.
منبع: فصلنامه اطلاع رسانی
