مجموعه اطلاعاتی است که در مورد هر یک از نمونه‌های متمایز یک یا بیش از یک نوع موجودیت (هست – شیئی) از یک خرد جهان واقع می‌خواهیم در اختیار داشته باشیم.

در این تعریف اصطلاحاتی وجود دارد که توضیح می‌دهیم:

--------خرد جهان واقع : منظور هر بخش از جهت بیرونی و محسوس و بیان دیگر ، هر محیطی که در آن فعالیتهای داده داری و داده پردازی انجام می‌شود به منظور رفع مجموعه‌ای مشخص از نیازهای اطلاعاتی . طبعا هر سیستم کاربردی ذخیره و بازیابی اطلاعات برای یک محیط مشخص ایجاد می‌شود( این سیستم کاربردی را می‌توان با استفاده از چند گونه سیستم واسطیا سیستم نیمه بنیادی ایجاد کرد از جمله: سیستم مدیریت فایل ، سیستم مدیریت داده‌ها و سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها . همه این سیستم هانهایتاً مجموعه‌ای از فایلها را ایجاد و مدیریت کنند. هر یک از سیستمهای واسط مزایا و معایبی دارند . برای جزییات بحث به مباحث پایگاه داده مراجعه شود.)ما این خرد جهان واقع را محیط عملیاتی و گاه فقط محیط می‌نامیم.

--------نوع موجودیت: مصداق کلی پدیده ، فرد ، شیی ء، یا مفهوم که در مورد آن می‌خواهیم اطلاع داشته باشیم، مثل کارمند، درس، دانشجو، کارگاه ، ماشین و....بدیهی است در هر محیط عملیاتی، مجموعه‌ای از موجودیت ها وجود داردو از بین آنها ، با توجه به نیازهای اطلاعاتی محیط ، تعدادی باید انتخاب شوند(در یک محیط عملیاتی ممکن است بخش‌های مختلفی وجود داشته باشد و برای هر بخش از نظر اطلاعاتی ، تعدادی از موجودیت ها ، اساسی هستند.)

--------وجه تمایز انواع موجودیت‌ها:انواع مختلف موجودیت ها توسط صفات خاصه آنها از یکدیگر متمایز می‌شوند . هر نوع موجودیت ، دارای مجموعه‌ای از صفات خاصه است که باید با توجه به نیازهای اطلاعاتی محیط، از بین آنها، تعدادی را برگزید...(صفات خاصه: نام و نام خانوادگی ، رشته ، سال ورود ، سال تولد ، قد ، وزن و.. هر بخش از یک محیط عملیاتی ، به زیر مجموعه‌ای از صفات خاصه از نظر اطلاعاتی نیاز دارد.)

--------اطلاع:هر صفت خاصه دارای دو مولفه است : اسم صفت خاصه و مقدار صفت خاصه.وقتی که این جفت مولفه موجود باشد، می‌گوییم اطلاع حاصل است .

وجود مقدار مجرد ، به تنهایی فاقد هر گونه بار اطلاعاتی است و فقط هنگامی متناظر یا منتسب بشود به یک اسم صفت خاصه ، اطلاع به دست می‌آید. پس اطلاع تشکیل شده است : از اسم صفت خاصه و مقدار آن. به بیان دیگر مقدار به صورت داده با کد خاصی ذخیره می‌شود و اطلاع هنگامی حاصل می‌آید که داده را حسب نیاز اطلاعاتی خود تفسیر کنیم. به عبارت دیگر اطلاع حاصل تفسیر هوشمندانه داده است در متن یک مسئله مشخص .