اشاره :
از زمان گفت‌وگوی بیل گیتس با سردبیر مجله فورچون، تاکنون ده‌ها گفت‌وگو و مصاحبه از او در نشریات مختلف داخل و خارج از کشور چاپ شده است. اغلب این گفت‌وگوها درمورد راهبردهای کاری مایکروسافت، دعواهای حقوقی متعدد این شرکت با شرکت‌های دیگر، دولت‌ها و حتی اتحادیه اروپایی بوده‌است. اما این‌بار گیتس از محیط کارش می‌گوید و این‌که چگونه از ابزارهای دیجیتالی بهره می‌گیرد تا کاغذ را به عنوان نماد دوران پیش از دیجیتالی شدن حذف نماید.
اگر نگاهی به دفتر کار من بیندازید، کاغذ چندانی در آن نمی‌یابید. من روی میز خود سه صفحه نمایش دارم که به طور همزمان از یک کامپیوتر تغذیه می‌شوند. اگر یک‌بار چنین کاری را تجربه کنید دیگر حاضر به رها کردنش نیستید. چراکه تاثیر مستقیمی بر میزان بهره‌وری و بازدهی دارد.
صفحه نمایش سمت‌چپی فهرست ایمیل‌های مرا نشان می‌دهد. صفحه مرکزی معمولا برای ایمیلی است که در حال خواندن و بررسی آن هستم و نهایتا مرورگر من در صفحه دست راستی نمایش داده می‌شود. این چیدمان مرا به خواندن و مرور سریع کارها قادر می‌سازد و کمک می‌کند رخدادهای جدیدی را که در هنگام کارکردن من رخ می‌دهد ببینم یا لینک‌های مرتبط با ایمیل‌ها را در اختیارم می‌گذارد.
در مایکروسافت کاربرد ایمیل بیشتر از دیگر رسانه‌های ارتباطی مانند تماس‌های تلفنی، اسناد، وبلاگ‌ها، تابلو‌های اعلانات و یا حتی جلسات است؛ در واقع پیام‌های صوتی و فاکس‌ها در صندوق ایمیل‌های ما رد و بدل می‌شوند.
من روزانه حدود یکصد ایمیل دریافت می‌کنم که البته برای حفظ این میزان ناچار به پالایش و فیلترکردن پیام‌ها شده‌ایم؛ تنها ایمیل‌هایی مستقیما به دست من می‌رسند که قبلا با آن‌ها مکاتبه کرده باشم و این شامل هرکسی از مایکروسافت، اینتل، اچ‌پی و همه شرکت‌های همراه و تمام افرادی می‌شود که من آن‌ها را می‌شناسم. من همیشه فهرستی که دستیارم از ایمیل‌های دیگر تهیه می‌کند را ملاحظه می‌کنم که معمولا افراد ناشناس یا شرکت‌هایی هستند که در فهرست مجاز من جایی نداشته‌اند.
بدین صورت متوجه می‌شوم که چه کسانی لب به تحسین ما گشوده‌اند، از چه‌چیزی شکایت داشته‌اند و در چه موردی پرسش مطرح نموده‌اند.اکنون ما به نقطه‌ای رسیده‌ایم که چالشمان دیگر چگونگی برقراری ارتباط موثر با ایمیل‌ها نیست، بلکه اطمینان از آن است که وقت گرانبها صرف بااهمیت‌ترین ایمیل‌ها شود. من از ابزارهایی نظیرin-box rules استفاده می‌کنم و با کمک آن پوشه‌ها را به دنبال پیام‌های علامت‌گذاری شده و یا گروه‌بندی شده می‌کاوم که این کار براساس محتوا و اهمیت پیام‌ها انجام می‌گیرد.
من فهرست‌های چندان شلوغی ندارم. در عوض از پوشه‌های ایمیل، دسکتاپ و تقویم آنلاین خود استفاده می‌کنم. بنابراین زمانی که سر میزم می‌روم، به راحتی می‌توانم روی ایمیل‌هایی تمرکز کنم که قبلا آن‌ها را علامت‌گذاری نموده‌ام و یا پوشه‌هایی را بررسی نمایم که حاوی پروژه‌های خاص و یا وبلاگ‌های ویژه هستند.
آوت‌لوک نیز بخش تذکر دهنده‌ای دارد که در صورت دریافت ایمیل‌های جدید، پنجره کوچکی را در گوشه پایینی سمت راست نمایش می‌دهد. ما اسمش را گذاشته‌ایم.
من به صورت مرتب آن را کنار می‌زنم؛ مگر این‌که عنوانی با اولویت بالا به چشمم بخورد.یکی از نتایج آن تداوم تمرکز است. این مشکل ناشی از ازدیاد اطلاعات است. مشکل دیگر کمبود اطلاعات است. غرق شدن در اطلاعات به این معنی نیست که ما اطلاعات صحیح را در اختیار داریم یا با اشخاص درستی سر و کار پیدا می‌کنیم.من با SharePoint به سراغ این قبیل موضوعات می‌روم که در واقع ابزاری است برای ایجاد وب‌سایت‌هایی برای جلب همکاری مشترک در مورد پروژه‌های خاص. این سایت‌ها می‌توانند حاوی طرح‌ها، برنامه‌ریزی‌ها، صفحات بحث و گفتمان، و یا هرنوع اطلاعات دیگر باشند.
همین الان من خود را آماده تینک‌ویک (هفته تفکر) می‌کنم. در ماه مه، من به مدت یک‌هفته خلوت می‌کنم و به مطالعه حدود یکصد مقاله‌ای روی می‌آورم که کارکنان مایکروسافت نوشته‌اند. نویسندگان آن‌ها نیز اغلب در کار تحقیق و آزمایش پیامدهای مربوط به شرکت و آینده فناوری هستند. دوازده سال است که من به این روند ادامه می‌دهم. روال من در این هفته تماما خواندن و اظهارنظر در مورد مقالات است. امروزه تمام این روند صورت دیجیتال به خودگرفته و درهای آن به‌روی تمام کارکنان شرکت باز است تا بخت خویش را در این میدان بیازمایند. دیگر در انتخاب مقالات مفید و درست بسیار چیره‌دست شده‌ام و می‌توانم نظرات خود را به صورت الکترونیکی در همان زمان به اطلاع افراد برسانم.
بیش از پنجاه‌هزار نفر در مایکروسافت مشغول به کارند. لذا گاهی از خود می‌پرسم:` آینده سیستم پرداخت الکترونیکی چه خواهد بود؟` یا ` چطور می‌توان راهی برای ضبط خاطرات و حفظ آن برای نسل‌های آینده یافت؟` من این دست ایده‌ها یا هر فکر بکر دیگری را یادداشت می‌کنم. سپس افراد خاصی می‌توانند نظری به آن‌ها بیندازند و بگویند:` نه تو اشتباه می‌کنی` یا ` فکرش را کرده‌ای که این کار در جاهای دیگر چگونه انجام می‌شود؟`
SharePoint که مرا با دورترین افراد این سازمان مرتبط می‌سازد، بیشتر به اَبَر وب‌سایتی می‌ماند که امکان ویرایش و بحث را با افراد بسیاری، فراتر از روال محدود ارسال ایمیل فراهم می‌آورد و چنانچه چیز جدیدی در محدوده‌های مورد علاقه شما قرار داده شود، بلافاصله شما را در جریان می‌گذارد.
امتیاز: 0.00
شما باید یک عنوان و متن وارد کنید!
برای پاسخ دادن به این ارسال باید از
صفحه قبلی
اقدام کنید.
ارسال ها: 607
شما باید یک عنوان و متن وارد کنید!