برای این که مراسلات و قراردادهای تجارتی و هم چنین مخابرات و صورت حسابهای صادره مربوط به امور تجارتی که قانون نسبت به آنها اهمیت خاص قائل است و سندیت داده شده در محلی متمرکز باشد ، مقرر گردیده که کلیه آنها به ترتیب تاریخ در دفتر مخصوص ثبت یا رونویس شود. علاوه بر آن کلیه مکاتبات و مراسلات وارده که مربوط به امور تجارت برای تاجر برسد باید در لفاف و پرونده های مخصوص به ترتیب تاریخ و در صورت امکان شماره ، ضبط شود تا در موقع مراجعه بتوان به سهولت هر نامه را به دست آورد.
از دفتر کپیه که سابق معمول بود می توان تعبیر به دفتر آندیکاتور نمود.
دفاتر دیگری که ممکن است وزارت دادگستری داشتن آن را به جهت نظام امور تجارت لازم بداند تجار ملزم به داشتن آن خواهند بود.
تاجر مختار است دفاتر دیگری نیز که مشخص جریان امور تجارتی و یا مربوط به احتیاج و یا حسن سلیقه تاجر در نگاه داری حساب باشد، از قبیل دفتر صندوق که ورود و خروج روزانه وجوه نقد را معلوم می کند و یا دفتر ثبت بروات و سفته ها که تاریخ وصول و پرداخت آنها در آن نوشته می شود و با دفتر دیگری ، علاوه بر دفاتر قانونی فوق داشته باشد.