هر سیستم فایل ، معمولا از یک راهنمای فایل برای مدیریت فایلها استفاده می‌کند . راهنمای فایل می‌تواند یک ساختار ساده جدولی و یا فایلی با ساختار پیچیده باشد .

در اساس ، راهنمای فایل جدولی است دارای تعداد مدخل (درایه )، برای هر فایل یک مدخل . در هر مدخل ، نما فایل ، صفات خاصه فایل، و آدرسهایی که داده‌های فایل در آنها ذخیره شده‌اند، نگهداری می‌شود گاه ممکن است در هر مدخل، فقط نام فایل و نشانه‌رویی (نشان نمایی) به ساختاری حاوی بقیه اطلاعات ، وجود داشته باشد.

تعداد راهنمای فایل در سیستمها فرق می‌کند، ساده ‌ترین طرح این است که یک راهنما برای همه فایلها ایجاد شود.

در این طرح اگر کاربران زیادی وجود داشته باشند و از نام فایل یکسان استفاده کنند ، سیستم نمی‌تواند عمل کند . این نوع راهنمای فایل اینک دیگر عملاً متروک است .

طرح دیگر این است که برای هر کاربر یک راهنمای فایل ایجاد شود با این طرح ، مشکل تشابه نامها رفع می‌شود اما اگر کاربران مقدار زیادی فایل داشته باشند، چندان رضایت بخش نیست زیرا گاه کاربری ممکن است بخواهد فایلهایش را گروه بندی کند .

مثلا استادی ، تعدادی فایل دارد : فایلهایی حاوی متن کتاب در دست تالیف ، فایلهای حاوی مشخصات دانشجویان و احیاناً تکالیف آنها ، فایلهای حاوی مکاتبات ، فایلهای حاوی برنامه کاری در هفته ، فایلهای حاوی صفحاتی از و ب و ..باید راهیم انعطاف پذیری برای گروه بندی این فایلها وجود داشته باشد و در عین حال دستیابی به آنها هم برای کاربر آسان باشد .

برای این منظور ، ساختار درخت ، می‌تواند مناسب باشد یعنی درختی از راهنماها ایجادشود. در این طرح یک کاربرد . هر مقدار راهنما که نیاز باشد می‌تواند داشته باشد به نحوی که فایلهایش به راهی طبیعی گروه بندی شوند.